Вчасно: рахунки, накладні й акти на підпис з ERP
Надсилання рахунків, видаткових накладних і актів з ERP у Вчасно одним кліком, автоматичний статус підпису, сповіщення про підпис чи відмову, архів із підписами в документі.
Модуль «Електронний документообіг: Вчасно» відправляє рахунки, видаткові накладні й акти з UA Pro ERP у сервіс Вчасно на підпис контрагенту. Статус підпису повертається в документ сам, а коли контрагент підписав, у системі з'являється архів із підписами. Це окрема опція до UA Pro ERP, вмикається за запитом.
Що вміє
- Кнопка в документі: на проведеному рахунку-фактурі продажу і видатковій накладній є група «Вчасно»: «Надіслати у Вчасно», «Документ ЕДО», «Оновити статус», «Відкрити у Вчасно», «Підписаний архів» (пункти з'являються залежно від стану). Поточний статус видно і в полях «Статус у Вчасно» та «Документ ЕДО» самого рахунку.
- Рахунок, накладна або акт: акт наданих послуг формується з того самого рахунку своєю друкованою формою. Рахунок і акт з одного рахунку можна надіслати обидва.
- Реквізити самі: ЄДРПОУ або РНОКПП береться з картки клієнта, email - з документа або контакту. Якщо ЄДРПОУ немає, система підкаже і дозволить одразу зберегти його в картку.
- Статус без ручної перевірки: кожні 15 хвилин система питає у Вчасно статуси всіх незавершених документів. Коли контрагент підписав або відхилив документ, автор отримує сповіщення, а причина відмови записується в документ.
- Без дублів: той самий документ не піде у Вчасно двічі. Після відхилення надіслати повторно можна з підтвердженням.
- Звіт «Документи у Вчасно» (ліва панель модуля): що надіслано, що підписано, що чекає і що відхилено, за період і по контрагентах.
- Вхідні: за бажанням система раз на годину підтягує документи, які надіслали вашій компанії у Вчасно, - список «Вхідні з Вчасно».
Як підписуються документи
Система не підписує документи і не зберігає ключі КЕП. Вона завантажує PDF і реквізити у Вчасно, а відповідальна особа підписує документ своїм ключем у Вчасно (у браузері, застосунку або хмарним Вчасно.КЕП). Після підпису Вчасно сам надсилає документ контрагенту. Можна налаштувати і зворотний порядок: першим підписує контрагент.
Як підключити
- У Вчасно потрібен тариф «Інтеграція» (є пробний період). Адміністратор компанії у Вчасно відкриває «Налаштування компанії → Співробітники», обирає співробітника і формує токен для API.
- В ERP: Робочий стіл → «Вчасно» → у лівій панелі «Обліковий запис ЕДО» → «Створити: Обліковий запис ЕДО». Вкажіть компанію, вставте «API-токен Вчасно», у розділі «Порядок підписання» оберіть, хто підписує першим, а в таблиці «Форми» - друковану форму і назву для кожного виду документа (порожня таблиця = форма документа за замовчуванням).
- Натисніть «Перевірити з'єднання» і збережіть. Далі відкрийте проведений рахунок і натисніть «Вчасно» → «Надіслати у Вчасно».
Автоматичне надсилання при проведенні документа типово вимкнене. Його можна увімкнути в обліковому записі, розділ «Автоматичне надсилання»: окремо «Надсилати рахунки при проведенні» і «Надсилати видаткові при проведенні». Там же прапорець «Підтягувати вхідні з Вчасно».
Часті питання
Чому документ висить у статусі «Очікує нашого підпису»?
Документ завантажено у Вчасно, але ваша відповідальна особа ще не підписала його. Підпишіть документ у Вчасно, і після наступної перевірки статус зміниться.
Контрагент не отримав документ
Перевірте ЄДРПОУ і email контрагента в документі ЕДО. Якщо контрагент ще не працює у Вчасно, він отримає лист із запрошенням на вказаний email.
Де взяти підписаний документ?
Коли статус стане «Підписано контрагентом», у документі ЕДО з'явиться архів із PDF і файлами підписів. Кнопка «Підписаний архів» є і на самому рахунку.