Ролі та права доступу

Як обмежити, хто що бачить і редагує: ролі, профілі ролей, права на рівні документів і полів.

Права в системі будуються на ролях: користувач отримує набір ролей, а кожна роль визначає, які документи можна бачити, створювати, редагувати і проводити. Налаштовує ролі адміністратор системи.

Де: Робочий стіл → «Framework» → «Користувачі». У лівій панелі: «Роль», «Дозволи» → «Дозвіл користувача», «Менеджер дозволів», «Інспектор прав доступу», а також «Аудити» → «Журнал активності». Усе це знаходиться і через пошук (Ctrl+K).

Готові ролі

Із коробки є типові ролі: «Менеджер з продажу», «Керівник продажів», «Комірник», «Керівник складу», «Закупівельник», «Керівник закупівель», «Бухгалтер», «Головний бухгалтер», «Менеджер з виробництва», «Адміністратор системи» та інші. Для старту зазвичай достатньо роздати їх, тонке налаштування можна зробити пізніше.

Як призначити ролі

1. Відкрийте картку користувача (див. Додавання користувачів).
2. Перейдіть на вкладку «Ролі та дозволи».
3. Оберіть «Профілі ролей» (готовий набір) або відмітьте ролі вручну.
4. Натисніть «Зберегти». Користувачу достатньо оновити сторінку, щоб зміни запрацювали.

Нижче на тій самій вкладці є «Дозволити модулі»: зніміть позначки з модулів, які співробітнику не потрібні, і вони зникнуть з його меню.

Що вміє роль

Права ролей на кожен тип документа видно в «Менеджері дозволів» (сторінка «Менеджер дозволів ролей»): оберіть тип документа або роль, і з'явиться таблиця з позначками. Основні права:

• Вибрати і Читання - знаходити запис у полях вибору і відкривати документи;
• Написати і Створити - редагувати наявні і створювати нові;
• Підтвердити - провести документ, тобто зробити його чинним (списати склад, сформувати борг);
• Скасувати, Змінити (виправити скасований документ копією) і Видалити - найризикованіші дії, їх варто лишити керівнику;
• Друк, Електронна пошта, Звіт, Імпорт, Експорт, Поділитися - теж налаштовуються окремо.

Біля назви ролі є позначка «Only If Creator» - роль бачить і змінює лише документи, які користувач створив сам.

Змінювати права стандартних ролей у «Менеджері дозволів» може лише адміністратор. Якщо не впевнені, напишіть нам у підтримку: налаштуємо так, щоб не зламати звичні сценарії.

Обмеження «бачити тільки своє»

Доступ можна звузити до конкретних значень: менеджер бачить лише своїх клієнтів, свій склад або свою компанію. Для цього в картці користувача натисніть «Дозволи» → «Встановити дозволи користувача» (або Ctrl+K: «Дозвіл користувача») і додайте запис:

• Дозволити - тип довідника, наприклад «Склад»;
• Для значення - конкретний склад, наприклад «Магазин 1»;
• За замовчуванням - підставляти це значення в нові документи;
• у розділі «Розширене керування» можна застосувати обмеження не до всіх документів, а лише до одного типу («Застосовується для»).

Так філії не зазирають одна одній у продажі, а менеджери не тягнуть чужу базу. Як поводитися з документами, де поле порожнє, вирішує позначка «Застосувати суворі дозволи користувача» в Системних налаштуваннях.

Приховати собівартість і закупівельні ціни

Класична вимога власника. Робиться на рівні полів: полю собівартості, закупівельної ціни чи маржі задається окремий рівень доступу (у «Налаштувати форму» - властивість «Рівень доступу»), а в «Менеджері дозволів» права на цей рівень отримують лише потрібні ролі. Для решти поле просто не відображається. Ще один варіант - маскування: полю ставиться позначка «Маска», і ролі без права «Маска» в «Менеджері дозволів» бачать замість значення «XXXXXXXX» (для телефону - лише перші цифри). Так зручно ховати, наприклад, телефони клієнтів.

У стандартному налаштуванні ці поля бачать усі, хто має доступ до документа. Хочете обмежити - напишіть нам, які саме поля і для яких ролей сховати, ми налаштуємо і перевіримо під роллю менеджера.

Перевірка «а що він бачить?»

• «Увійти від імені» в картці користувача - адміністратор бачить систему очима співробітника. Вхід фіксується в журналі, а користувач отримує сповіщення.
• «Інспектор прав доступу» - оберіть тип документа, документ, користувача і тип дозволу, і система пояснить, чому доступ є або його немає.
• У картці користувача: «Дозволи» → «Переглянути дозволені документи» - список документів, доступних користувачу.

Журнал дій

Зміни в замовленнях, рахунках, накладних, товарах, цінах і картках клієнтів записуються в історію документа (блок «Активність» унизу форми): хто, коли, яке поле, старе і нове значення. Питання «хто змінив ціну в замовленні» вирішується за 30 секунд. Входи в систему і вхід від імені інших видно в «Журналі активності».