Коригування складу (інвентаризація)

Як вирівняти облікові залишки з фактичними: документ «Інвентаризація», оприбуткування надлишків, списання нестач і звідки беруться коригування при від'ємних залишках.

Залишки в системі мають збігатися з тим, що фізично лежить на складі. Якщо після перерахунку знайшлися нестачі чи надлишки, їх вирівнюють одним документом - «Інвентаризація». Він сам оприбутковує надлишки і списує нестачі, а різницю у вартості відносить на рахунок коригування запасів.

Як провести інвентаризацію

Де: Робочий стіл → «Склад» → у лівій панелі група «Інструменти» → «Інвентаризація» → «Створити: Інвентаризація».

1. У полі «Мета» залиште «Інвентаризація» (значення «Початкові залишки» використовується лише при старті роботи в системі).
2. Оберіть «Склад за замовчуванням» і натисніть «Отримати товари зі складу» вгорі. У вікні вкажіть склад, за потреби - один конкретний товар і позначку «Ігнорувати порожні запаси», далі «Оновити» - у таблицю потраплять усі товари складу з поточною кількістю.
3. У колонці «К-сть» вкажіть фактичну кількість за перерахунком. Товари можна додавати і скануванням у полі «Сканувати штрих-код»; позначка «Режим сканування» вимикає автоматичне підтягування наявної кількості - кожне сканування додає одиницю.
4. У рядку видно «Поточна к-сть», «Кількісна різниця» і «Різниця сум», а внизу документа - загальна «Різниця на суму» і «Рахунок різниці», на який вона піде.
5. Перевірте і натисніть «Провести». Надлишки оприбутковуються, нестачі списуються, залишки стають рівними фактичним.

Поради

• Не проводьте відвантаження і приходи по складу, поки йде перерахунок, - інакше «поточна» кількість у документі застаріє. Якщо рух усе ж був, ще раз натисніть «Отримати товари зі складу» перед проведенням.
• Для партійного чи серійного товару фактичну кількість вказують по кожній партії (поле «№ партії» у рядку).
• Великий склад зручно рахувати частинами: окремий документ на кожну зону чи групу товарів, рядки в ньому додаються вручну або скануванням.
• Документ можна заповнити з Excel: кнопки «Скачати» і «Завантажити з файлу» під таблицею товарів.

Від'ємні залишки і чому з'являються коригування

У налаштуваннях запасів (вкладка «Перевірки запасів») є позначка «Дозволити від'ємний залишок». Якщо її увімкнути, можна відвантажити товар, якого за обліком ще немає, а прихід провести пізніше. Тоді система списує товар за обліковою ціною, яку знає на момент відвантаження (наприклад, 100 грн), а прихід потім надходить за реальною ціною (300 грн). Щоб не залишилось «вартості без кількості», різниця йде на рахунок коригування запасів - звідси несподівані суми в бухгалтерії.

Як уникнути:

• не вмикайте від'ємні залишки без потреби - система тоді просто не дасть відвантажити відсутній товар;
• якщо прихід запізнився, проведіть його датою раніше за відвантаження («Редагувати дату й час проведення»). Система сама перерахує собівартість відвантаження за ціною приходу, і коригування не знадобиться. Хід такого перерахунку видно в журналі «Повторно провести оцінку товару» (група «Інструменти» розділу «Склад»).