Сповіщення

Автоматичні сповіщення про події: нове замовлення, зміна статусу, нагадування. Канали: система, email.

Сповіщення - це правила, за якими система сама пише листа, системне сповіщення, SMS чи повідомлення в Slack, коли з документом щось сталося. Типові приклади:

• наближається дата завершення завдання;
• минула очікувана дата доставки замовлення на продаж;
• настав термін оплати рахунку;
• надійшло замовлення на суму більшу за певну;
• змінився статус завдання чи угоди.

Де знаходиться

Робочий стіл → «Система» → у лівій панелі, розділ «Сповіщення» → «Сповіщення» (або через пошук Ctrl+K: «Сповіщення»). Створювати правила може адміністратор системи. Звичайний користувач у тому ж розділі бачить лише «Налаштування сповіщень» - особисті налаштування: які системні сповіщення отримувати і чи дублювати їх листом.

Як налаштувати сповіщення

1. Натисніть «Створити: Сповіщення», вкажіть «Тема» і поставте «Увімкнено».
2. «Канал»: «Ел. пошта», «Slack», «Системне сповіщення» або «SMS».
3. «Тип документу» - які документи відстежувати (Завдання, Замовлення на продаж тощо).
4. «Надіслати сповіщення» - коли спрацьовує:
   • Новий - створено новий документ;
   • Зберегти / Провести / Скасувати - документ збережено, проведено чи скасовано;
   • Днів до / Днів після - за кілька днів до чи після дати з поля «Дата підстави»; кількість днів - у полі «Дні до або після»;
   • Хвилин до / Хвилин після - те саме, але від поля «Дата й час посилання» зі зміщенням у хвилинах;
   • Зміна вартості - змінилось значення обраного поля (так у меню підписана зміна будь-якого значення, не лише суми);
   • Метод - спрацював певний метод документа, наприклад before_insert;
   • Користувацький - сповіщення надсилається з іншого налаштування або скрипту.
5. За потреби задайте умову (див. нижче).
6. У таблиці «Одержувачі» вкажіть, кому: «Одержувач за полем документа» (наприклад, власник або email клієнта з документа), «Одержувач за роллю», або фіксовані адреси в CC/BCC. Прапорець «Надіслати всім виконавцям» додає всіх, кому призначено документ.
7. Складіть «Повідомлення» і збережіть.

Тема і текст

Значення полів документа підставляються через doc.назва_поля у подвійних фігурних дужках. Наприклад, тема {{ doc.name }} - нове завдання покаже номер документа. «Тип повідомлення» - Markdown, HTML або «Звичайний текст».

<h3>Оплата прострочена</h3>
<p>Рахунок {{ doc.name }} перевищив термін оплати.</p>
<ul>
  <li>Клієнт: {{ doc.customer }}</li>
  <li>Сума: {{ doc.grand_total }}</li>
</ul>
{% if comments %}Останній коментар: {{ comments[-1].comment }} від {{ comments[-1].by }}{% endif %}

Щоб до листа додалась друкована форма документа, у розділі «Налаштування вкладень» поставте «Прикріпити друковану форму» і оберіть «Формат друку».

Умови

«Тип умови» може бути «Фільтри» (умова збирається мишкою, як фільтр у списку) або «Python» (вираз у полі «Умова»). Приклад Python-умови: сповіщати лише про ліди зі статусом «Зацікавлений»:

doc.status == "Interested"

У виразах використовуються внутрішні (англійські) значення статусів. Кілька умов поєднуються через and / or.

Щоб не надсилати двічі

Додайте в документ службове поле (наприклад, прапорець «Сповіщення надіслано» через «Налаштувати форму»), а в розділі «Встановлення властивості після сповіщення» вкажіть це поле і «Значення для встановлення». В умові перевіряйте, що поле ще не встановлене.

Канали

Системне сповіщення

З'являється у дзвіночку «Сповіщення» в лівій панелі. Клік відкриває запис «Журнал сповіщень» з темою, текстом і вкладеною друкованою формою, якщо вона увімкнена. Якщо основний канал - пошта чи Slack, а системне сповіщення потрібне додатково, поставте прапорець «Надіслати системне сповіщення».

SMS

Спочатку заповніть «Налаштування SMS» (шлюз провайдера). Номери - у міжнародному форматі з кодом країни.

Slack

Створіть у Slack застосунок з Incoming Webhook для потрібного каналу, скопіюйте адресу вебхука і створіть запис «URL вебхука Slack» (пошук Ctrl+K). Потім у сповіщенні оберіть «Канал» - Slack і поле «Канал Slack». HTML у Slack не працює - пишіть текст із розміткою Slack: *жирний*, _курсив_.

Одноразові нагадування

Для разового «нагадай мені про цей документ» правило не потрібне:

1. Відкрийте документ і натисніть «...» → «Нагадати мені» (або Shift+R).
2. Оберіть «Нагадати мені через»: 30 хвилин, 1 година, 4 години, 1 день або свій час у полі «Нагадати о», додайте «Опис» і натисніть «Створити».
3. У зазначений час прийде системне сповіщення з вашим описом.