KPI і бонуси менеджерів: плани, схеми мотивації, розрахунок премій

Плани продажів по менеджерах, факт з рахунків, оплат і повернень, схеми мотивації (відсоток, шкала, поріг, стеля, утримання, формула), інтегральний KPI з вагами, розрахунок бонусів за місяць, відомість для друку і проводка або нарахування в зарплату.

Модуль «KPI і бонуси» рахує премії менеджерів з того, що вже є в обліку: рахунків, оплат, повернень, собівартості. Ви задаєте план на місяць і правила мотивації, система сама збирає факт по кожному менеджеру, показує відсоток виконання і суму бонусу, а після затвердження створює проводку або нарахування в зарплату. Таблиці наприкінці місяця більше не потрібні. Це окрема опція до UA Pro ERP, вмикається за запитом.

Що вміє

Готові показники: виручка без ПДВ і з ПДВ (за вирахуванням повернень), оплачено покупцями (за датою оплати), валовий прибуток, кількість рахунків, нові клієнти, середній чек, прострочена дебіторка, кількість і сума замовлень.
Хто менеджер: за «Командою продажів» у рахунку (з розподілом у відсотках, якщо угоду ведуть двоє) або за автором документа.
Гнучкі схеми мотивації: відсоток від факту, фіксована сума пропорційно виконанню, сума за виконаний план, сума за одиницю, шкала, утримання. Поріг, нижче якого не платиться, і стеля, вище якої бонус не росте.
Інтегральний KPI: кожному показнику дається вага, система рахує загальний відсоток виконання по людині.
Довільна формула: якщо правила складніші, бонус можна задати формулою з фактом, планом і відсотками показників.
Документи: відомість нарахування бонусів для друку з підписами, проводка «Витрати на збут → Розрахунки з персоналом» або «Додаткова зарплата», якщо ведете зарплату в системі.
Звіти: «Виконання плану по менеджерах» у будь-який день місяця і «Бонуси за період» по проведених розрахунках.

Робочий простір KPI і бонуси — Робочий стіл → «KPI і бонуси»: плитки розрахунків, планів, звітів і налаштувань, ліворуч - бічна панель модуля.

Крок 1. Налаштування

Усі пункти модуля - на Робочому столі в розділі «KPI і бонуси» і в його лівій бічній панелі.

Де: «KPI і бонуси» → у лівій панелі «Налаштування KPI». У полі «Джерело менеджера» оберіть «Команда продажів у документі» або «Автор документа», вкажіть «Компанія за замовчуванням». Є прапорці «Віднімати повернення (кредит-ноти) з виручки і прибутку» і «Брати плани з чернеток» (якщо вимкнено - лише плани зі статусом «Затверджено»). У розділі «Нарахування після проведення розрахунку» оберіть, що створювати: «Створювати проводку нарахування» з «Рахунок витрат (Дт)», «Рахунок розрахунків з персоналом (Кт)» і «Центр витрат», або «Створювати «Додаткову зарплату»», якщо зарплата ведеться в системі (тоді вкажіть «Компонент зарплати»). Обидва разом не вмикайте, інакше витрати задвояться. Внизу форми є коротка інструкція по кроках.

Кожен менеджер має бути співробітником, прив'язаним до свого «Менеджера з продажу» (для режиму команди продажів) або до користувача (для режиму автора).

Крок 2. Схема мотивації

Де: «KPI і бонуси» → у лівій панелі «Схема мотивації» → «Створити: Схема мотивації». Схема описує, за що і скільки платимо: «Для кого» (список співробітників або всі на посаді), таблиця «Показники» з вагою, планом за замовчуванням і типом нарахування, «Шкала», «Максимальний бонус на людину» і «Формула бонусу схеми».

Схема мотивації менеджерів з продажу — Схема «Менеджери з продажу»: виручка 60% за шкалою, оплати 30% (3000 ₴ пропорційно виконанню, поріг 50%), 500 ₴ за кожного нового клієнта, утримання 5% від простроченої дебіторки.

Шкала: пороги відсотка виконання. Діє рядок з найбільшим порогом, не вищим за факт. У прикладі: до 80% нічого, від 80% платимо 3% від виручки, понад 100% уже 5%.
Поріг і стеля: нижче порогу показник дає 0, вище стелі бонус рахується як на стелі.
Утримання: показник «менше - краще», наприклад прострочена дебіторка. Сума віднімається з бонусу.
Максимальний бонус на людину: загальна межа виплати, 0 означає без обмеження.
Довільний розрахунок: формула на кшталт target_bonus * kpi / 100. Результат замінює суму рядків, різниця видно як «Коригування».

Крок 3. План продажів

Де: «KPI і бонуси» → у лівій панелі «План продажів» → «Створити». Вкажіть «Період з», «Період по» і «Схема мотивації», натисніть кнопку «Заповнити з схеми»: з'являться рядки на кожного співробітника і показник з планом за замовчуванням. Змініть цифри під кожного менеджера, поставте «Статус» - «Затверджено» і збережіть. Кнопка «Виконання плану» одразу відкриває звіт за цим планом.

План продажів на місяць — План на вересень: у кожного менеджера своя виручка й оплати, нові клієнти по 3.

Крок 4. Виконання плану протягом місяця

Де: «KPI і бонуси» → у лівій панелі «Виконання плану по менеджерах». Фільтри: компанія, період, схема мотивації, співробітник. Звіт рахує факт наживо на будь-який день: план, факт, відсоток виконання з кольоровою смужкою, нарахування і пояснення, як воно вийшло. Зверху загальна сума бонусів, середній KPI і скільки людей уже виконали план, під ними графік по людях.

Звіт Виконання плану по менеджерах — Марія виконала план на 129,7%, Ігор на 105,2%, Оксана на 63,4%. Червоним видно, де саме Оксана відстає: виручка 69,6% (нижче шкали) і оплати 38,7% (нижче порогу).

Крок 5. Розрахунок бонусів

Де: «KPI і бонуси» → у лівій панелі «Розрахунок бонусів» → «Створити». Компанія, «Період з», «Період по», схеми мотивації, кнопка «Розрахувати». На кожного співробітника з'являється картка з показниками: смужка виконання (риска = 100% плану), сума і коротке пояснення. Нижче підсумкова таблиця і деталізація по рядках.

Розрахунок бонусів за місяць — Проведений розрахунок за вересень: 16 792,97 ₴ на трьох менеджерів, у Марії спрацював ліміт (коригування -592,05 ₴), створено бухгалтерську проводку.

Проведення розрахунку створює проводку або «Додаткову зарплату» (залежно від налаштувань), скасування відкликає їх. Створений документ відкривається з проведеного розрахунку: група кнопок «Нарахування» → «Проводка»; «Звіти» → «Виконання плану» відкриває звіт за той самий період. Двічі нарахувати бонус тій самій людині за той самий період система не дасть.

Відомість і звіт по бонусах

Значок принтера у правій панелі розрахунку (біля номера документа) дає друковану форму «Відомість нарахування бонусів»: таблиця по людях, сума прописом, розшифровка за показниками і місця для підписів керівника, головного бухгалтера і того, хто склав.

«KPI і бонуси» → у лівій панелі «Бонуси за період» збирає проведені розрахунки за кілька місяців: хто скільки отримав, з яким KPI і за яким розрахунком.

Звіт Бонуси за період — За рік: 16 792,97 ₴ на трьох менеджерів, середній бонус 5 597,66 ₴.

Показники

«KPI і бонуси» → у лівій панелі «Показник KPI» - довідник показників з кодом, типом («Вбудований» або «Формула») та одиницею, у картці описано, як кожен рахується. Можна додати свій показник-формулу з наявних, наприклад «Рентабельність продажів» = прибуток / виручка. Показник, якого немає в обліку (дзвінки, зустрічі), ми допишемо під вас.

Довідник показників KPI — Вбудовані показники і приклад показника-формули.

Типові питання

Угоду вели двоє менеджерів. У рахунку в «Команді продажів» вкажіть обох з відсотком розподілу, гроші розділяться пропорційно, а кількість (рахунки, нові клієнти) зарахується кожному.
Повернення в наступному місяці. Виручка місяця повернення зменшується на суму кредит-ноти, тож бонус виправляється сам.
Бонус за оплату, а не за відвантаження. Використовуйте показник «Оплачено покупцями»: він рахує надходження за датою оплати, кредит-ноти оплатою не вважаються.
Звідки собівартість для прибутку. З руху складу самого рахунку, якщо його немає, з видаткової накладної, якщо і її немає, з оцінки товару на дату.
Потрібно виправити проведений розрахунок. Скасуйте його (проводка теж скасується), внесіть зміни у план або схему і створіть новий.