Як завести контрагента: клієнт і постачальник

Картки клієнтів і постачальників: реквізити для документів, групи, валюта, умови оплати, адреси й контакти. Масовий імпорт довідника.

Контрагент у системі - це картка Покупця або Постачальника. Заводиться один раз, далі підставляється в усі документи: замовлення, накладні, рахунки, оплати.

Як додати клієнта

Робочий стіл → «Продажі» → у лівій панелі «Налаштування» → «Покупець» → кнопка «Створити: Покупець» (або через пошук Ctrl+K: «Покупець»). Мінімум для роботи - лише назва, решту можна заповнити пізніше:

Назва клієнта - як у документах: «ФОП Коваленко Олена Іванівна» чи «ТОВ "Мода-Опт"»;
Тип клієнта - «Компанія» або «Індивідуальний» (фізична особа);
Група клієнтів - опт, дроп, роздріб. Групі можна призначити свій прайс-лист за замовчуванням - тоді ціни в замовленнях підставляться автоматично (детальніше в Клієнти та кілька прайс-листів);
Валюта оплати та Прайс-лист (блок «За замовчуванням») - для експортних клієнтів можна вести розрахунки у EUR/USD;
Шаблон умов оплати - передоплата чи відстрочка (наприклад, 14 днів). Від цього рахуватимуться терміни в дебіторській заборгованості.

Картка покупця: тип, група, валюта, прайс-лист і шаблон умов оплати - усе підставляється в документи автоматично.

Реквізити для документів

Щоб друковані форми виходили повними, у картці на вкладці «Податок» заповнюють:

ЄДРПОУ (для ФОП - РНОКПП), ІПН та ІПН платника ПДВ, Повне юридичне найменування - підтягуються в рахунки, видаткові накладні й акт звірки;
ПІБ підписанта і Посада підписанта - представник контрагента для українських друкованих форм.

Адреси й контакти - на вкладці «Адреса та контакти», окремими картками, їх може бути кілька: юридична адреса, адреса доставки, бухгалтер, менеджер. У документі обирається потрібна.

Якщо підключено модуль «Перевірка контрагентів», назву, повну назву, ПДВ, адресу і керівника можна заповнити з реєстру за кодом ЄДРПОУ.

Як додати постачальника

Дзеркально: Робочий стіл → «Закупівлі» → у лівій панелі «Налаштування» → «Постачальник» → «Створити: Постачальник». Ті самі поля: група постачальників (сировина, послуги, транспорт), валюта оплати, шаблон умов оплати, реквізити. Далі картка використовується в циклі закупівель.

Контрагент - і клієнт, і постачальник одночасно

Так буває: партнер купує у вас готову продукцію і водночас постачає фурнітуру. У системі це дві картки - Покупець і Постачальник з однаковими реквізитами. Розрахунки ведуться окремо: дебіторка по продажах, кредиторка по закупівлях. Звести їх разом можна актом звірки.

Масове заведення

Якщо контрагентів сотні - не заводьте вручну. Довідник імпортується з Excel-таблиці разом з адресами й реквізитами: див. Імпорт даних із таблиць. При переході з 1С/BAS довідник контрагентів переноситься повністю.

Не створюйте дублікати: перш ніж заводити нового контрагента, скористайтеся пошуком за назвою чи ЄДРПОУ. Два записи одного клієнта = розірвана історія розрахунків і зіпсована аналітика.

Питання, на які відповідає ця стаття

Як додати нового клієнта?

Як завести постачальника?

Які реквізити вказати в картці контрагента?

Як додати адресу і контакт контрагента?

Чи може контрагент бути одночасно клієнтом і постачальником?

Як імпортувати список клієнтів із таблиці?