Транспорт: подорожні листи, списання пального, ТТН форми №1-ТН з видаткової

Картки авто з нормою витрати, подорожні листи з пробігом і заправкою, списання пального зі складу за нормою при проведенні, ТТН форми №1-ТН одним натисканням з видаткової накладної, друковані форми і звіт витрат пального по кожному авто.

Модуль «Транспорт» веде ваші автомобілі, подорожні листи і товарно-транспортні накладні прямо в обліковій системі. У картці авто зазначаєте марку, держномер, водія, вид пального і норму витрати на 100 км, далі система сама стежить за пробігом і залишком у баку. Подорожній лист заповнюється за хвилину, пальне списується зі складу за реальною ціною закупівлі, а з проведеної видаткової одним натисканням створюється ТТН форми №1-ТН. Це окрема опція до UA Pro ERP, вмикається за запитом.

Що вміє

Транспортні засоби: марка, держномер, тип, належність (власний, орендований), водій за замовчуванням, пальне, норма літня й зимова, об'єм бака, поточний пробіг і залишок пального.
Подорожній лист: одометр на початок і кінець, заправка, витрата за нормою, залишок на кінець, таблиця поїздок. При проведенні пальне списується зі складу пального, пробіг і залишок у картці авто оновлюються.
ТТН (форма №1-ТН): створюється з видаткової накладної через групу кнопок «Транспорт» → «Створити ТТН»: товари, кількість, маса, замовник і адреси підтягуються самі, лишається обрати авто й водія.
Друковані форми: «ТТН (форма №1-ТН)» і «Подорожній лист» на А4, з сумою прописом українською.
Звіт «Витрати пального по авто»: пробіг, витрата за нормою і фактична, заправки, вартість списаного пального, середня витрата на 100 км по кожній машині за період.

Крок 1. Картка авто

Де: Робочий стіл → «Транспорт» → у лівій панелі «Транспортний засіб» → «Створити». Впишіть держномер, марку, водія, оберіть товар пального (наприклад «Дизельне пальне», одиниця літр) і склад пального. Норма в літрах на 100 км, зимова норма необов'язкова: вона підставляється у листи з датою у листопаді-березні. Після збереження в картці «Дії» → «Задати пробіг / залишок»: вкажіть стартовий одометр і скільки пального зараз у баку. Звідти ж «Створити» → «Подорожній лист» відкриває новий лист на це авто.

Картка транспортного засобу — Renault Master AA1234BB: дизельне пальне зі складу «Паливо», норма 9,5 л/100 км, бак 80 л; поточний пробіг і залишок у баку оновлюються подорожніми листами.

Пальне має бути на складі: оформіть надходження пального звичайною прихідною накладною або складським записом «Оприбуткування» на склад пального. Саме звідти подорожні листи його списуватимуть за фактичною ціною закупівлі.

Крок 2. Подорожній лист

Де: «Транспорт» → у лівій панелі «Подорожній лист» → «Створити». Оберіть авто: одометр і залишок на початок підставляться з картки. Впишіть одометр на кінець (або заповніть таблицю поїздок, тоді пробіг порахується з неї), скільки заправили. Витрата за нормою, залишок на кінець і пробіг рахуються автоматично. Якщо фактичну витрату знаєте (наприклад, з датчика), впишіть її, інакше спишеться за нормою.

Провести. Система створить складський запис «Списання» зі складу пального на витрачені літри (у листі «Переглянути» → «Списання пального»), оновить пробіг і залишок у картці авто. Якщо витрата більша за залишок у баку разом із заправкою, лист не проведеться: так помітна помилка в даних або перевитрата. Скасування листа повертає пальне на склад і попередній стан авто. З проведеного листа «Створити» → «ТТН» відкриває нову ТТН з цим авто й водієм.

Друкована форма подорожнього листа — Друкована форма «Подорожній лист»: авто й водій, пробіг, пальне, підписи диспетчера, водія й механіка.

Крок 3. ТТН з видаткової

Відкрийте проведену видаткову накладну, натисніть групу кнопок «Транспорт» → «Створити ТТН». Не плутайте з групою «Доставка» → «Створити ТТН»: там створюється накладна служби доставки (Нова Пошта, Укрпошта), а не форма №1-ТН. Товари, кількість, суми, замовник, адреси відправника й одержувача підтягнуться з накладної й карток контрагентів. Оберіть авто й водія, за потреби подорожній лист, пункти навантаження й розвантаження. Провести й роздрукувати форму «ТТН (форма №1-ТН)». Номер ТТН з'являється у видатковій у полі «ТТН (форма №1-ТН)», а в групі «Транспорт» замість створення з'являється «Відкрити ТТН».

Кнопка Транспорт у видатковій накладній — Видаткова з уже створеною ТТН: поле «ТТН (форма №1-ТН)» заповнено, у меню «Транспорт» пункт «Відкрити ТТН».

Форма ТТН — ТТН: перевезення з авто, водієм і подорожнім листом, відомості про вантаж з масою брутто, підсумки.

Друкована форма ТТН №1-ТН — Друкована ТТН форми №1-ТН: шапка з авто й перевізником, відомості про вантаж, сума прописом, супровідні документи, підписи й час навантаження.

Маса вантажу береться з картки товару (вага в кг). Якщо в товарах ваги немає, колонка «Маса брутто» буде порожньою: заповніть вагу в картках або впишіть у рядках ТТН вручну.

Звіт по пальному

Де: «Транспорт» → у лівій панелі «Витрати пального по авто». Оберіть період (типово з початку місяця), за потреби авто чи компанію. У рядку по кожній машині: кількість листів, пробіг, витрата за нормою і фактична, заправлено, вартість списаного пального, середня витрата на 100 км.

Звіт Витрати пального по авто — З 1 вересня: два авто, 5 листів, 786 км, рядок «Всього» з пробігом, витратою і вартістю списаного пального.

Налаштування

Де: «Транспорт» → у лівій панелі «Налаштування транспорту»: склад пального за замовчуванням (якщо в картці авто склад не вказано), «Списувати пальне зі складу при проведенні подорожнього листа» (типово увімкнено, у конкретному листі прапорець можна зняти), «Дозволити від'ємний залишок пального в баку», вид перевезень за замовчуванням і адреса вантажовідправника для ТТН. Рахунок витрат береться стандартний з компанії; якщо бухгалтеру потрібен окремий рахунок «Пальне», задайте його як рахунок витрат за замовчуванням у картці товару пального.

Типові питання

Кілька авто в одному листі? Ні, подорожній лист завжди на одне авто й один день (або рейс). Для кожного авто свій лист.
Найманий перевізник? У ТТН оберіть вид перевезень «Перевізник», вкажіть перевізника з довідника постачальників і впишіть авто й водія, подорожній лист не потрібен.
Помилка в листі після проведення? Скасуйте й виправте: пальне повернеться на склад, пробіг у картці авто відкотиться до попереднього. Якщо після цього листа вже проведено наступний, спершу скасуйте його.

Питання, на які відповідає ця стаття

Як оформити подорожній лист і списати пальне?

Як створити ТТН з видаткової накладної?

Чи є друкована форма ТТН №1-ТН?

Як задати норму витрати пального на авто?

Звідки списується пальне і за якою ціною?

Як подивитися витрати пального по кожному авто?

Що робити, якщо в подорожньому листі помилка після проведення?

Чи можна оформити ТТН на найманий транспорт?

Чому подорожній лист не проводиться?

Як задати початковий пробіг і залишок у баку?