Цикл продажу: від замовлення до оплати
Повний ланцюжок: Замовлення клієнта → Видаткова накладна → Рахунок-фактура → Оплата. Статуси, резерв товару, часткові відвантаження.
Продаж у системі - це ланцюжок пов'язаних документів. Кожен наступний створюється з попереднього через кнопку «Створити» вгорі документа, тому нічого не вводиться двічі.
Схема
Замовлення на продаж → Видаткова накладна → Рахунок-фактура продажу → Платіжний запис.
Усі документи під рукою: Робочий стіл → «Продажі» → у лівій панелі «Замовлення на продаж», «Рахунок-фактура продажу». Видаткова накладна - у розділі «Склад», або через пошук (Ctrl+K).
Для передоплати порядок гнучкий: рахунок можна виставити одразу із замовлення, а відвантажити після оплати.
Крок 1. Замовлення на продаж
- Оберіть покупця - ціни підставляться з його прайс-листа.
- Додайте позиції: пошуком за назвою, артикулом або скануванням штрихкода.
- Проведіть документ. Товар резервується під це замовлення - інші менеджери бачать, що залишок зайнятий (див. Прогнозований залишок і резерви).
Крок 2. Видаткова накладна
У замовленні натисніть «Створити → Видаткова накладна». Позиції й кількості перенесуться автоматично. При проведенні:
- товар списується зі складу (для партійного товару - з конкретної партії, за FIFO або вручну обраної);
- собівартість списання фіксується - з неї потім рахується маржа.
Часткове відвантаження
Якщо клієнт забирає замовлення частинами - створюйте кілька накладних з одного замовлення, змінюючи кількість. Замовлення саме відстежує прогрес: у списку замовлень видно відсоток відвантаження і статус («До відвантаження і оплати», «До оплати», «Завершено»).
Крок 3. Рахунок-фактура продажу
Створюється з накладної («Створити → Рахунок-фактура продажу») або одразу із замовлення для передоплати. Це фінансовий документ: він формує заборгованість клієнта. Друкована форма - український рахунок-фактура з реквізитами, сумою прописом, печаткою й підписом (див. Українські друковані форми). Надіслати клієнту можна прямо з документа на email.
Крок 4. Оплата
У рахунку натисніть «Створити → Платіж» - відкриється «Платіжний запис»: вкажіть спосіб (банк, каса), номер і дату платіжки. Заборгованість клієнта закривається. Часткові оплати підтримуються - рахунок показує залишок боргу. Передоплату можна внести так само із замовлення («Створити → Платіж») або кнопкою «Додати оплату» в блоці «Оплати» замовлення.
Типові питання
«Недостатньо запасів» при проведенні накладної
Система захищає від продажу «в мінус». Перевірте: чи той склад у рядку документа, чи не зарезервований товар іншими замовленнями, чи оприбуткований прихід. Основний склад товару задається в його картці.
Де подивитися борги клієнтів?
Звіт «Дебіторська заборгованість»: по кожному клієнту - сума боргу, з розбивкою за термінами прострочення. З рядка звіту можна провалитись у конкретні рахунки. Детальніше - у статті Дебіторська заборгованість.
Чи можна пропустити якийсь крок?
Так. Для роздрібу без замовлень працює схема «накладна + оплата» або каса. Для послуг без відвантаження - «рахунок → оплата». Ланцюжок налаштовується під ваш процес.