Закупівлі: від замовлення до приходу
Замовлення на закупівлю → Прихідна накладна → Рахунок-фактура закупівлі → Платіжний запис. Облік цін приходу і боргів перед постачальниками.
Закупівлі дзеркальні до продажів: Замовлення на закупівлю → Прихідна накладна → Рахунок-фактура закупівлі → Платіжний запис. Кожен наступний документ створюється з попереднього через кнопку «Створити» вгорі документа.
Де: Робочий стіл → «Закупівлі» → у лівій панелі «Замовлення на закупівлю», «Рахунок-фактура закупівлі». Прихідна накладна - у розділі «Склад», або через пошук (Ctrl+K).
Крок 1. Замовлення на закупівлю
Створюється вручну або на основі потреб:
- із заявки на матеріали - у заявці «Створити → Замовлення на закупівлю», або в новому замовленні «Заповнити з → Заявка на матеріали» (кілька заявок в одне замовлення);
- з плану виробництва - через заявку на сировину, якої бракує для запланованих партій;
- з точки перезамовлення - коли прогнозований залишок товару впав нижче рівня дозамовлення (див. Планування закупівель).
У замовленні фіксуються договірні ціни й очікувана дата поставки. У чернетці замовлення «Інструменти → Оновити ціну за останньою закупівлею» підставляє ціни з попередніх закупівель.
Крок 2. Прихідна накладна
Коли товар приїхав - у замовленні «Створити → Прихідна накладна». Кількості можна скоригувати за фактом (недовезли, пересорт). При проведенні:
- товар з'являється на складі за ціною приходу;
- для партійного товару створюється партія - надалі собівартість списання братиметься саме з неї;
- розбіжності із замовленням видно одразу - зручно для претензій постачальнику. Повернути брак можна з накладної: «Створити → Повернення постачальнику».
Крок 3. Рахунок-фактура закупівлі
Фінансовий документ, що формує вашу заборгованість перед постачальником. Створюється з прихідної накладної («Створити → Рахунок-фактура закупівлі») або із замовлення, суми звіряються автоматично.
Крок 4. Оплата
У рахунку «Створити → Платіж» - відкриється «Платіжний запис», який закриває борг. Передоплата теж підтримується: платіж створюється із замовлення («Створити → Платіж») і потім зв'язується з рахунком.
Аналітика закупівель
- Кредиторська заборгованість - кому і скільки ви винні, з термінами (Робочий стіл → «Оплата» → група «Звіти»);
- Попозиційна історія закупівель - як змінювалась ціна кожної позиції по постачальниках; аргумент на переговорах;
- Аналіз замовлень постачальнику і Аналітика закупівель - обсяги, що вже отримано і оплачено, що затримується.
Звіти закупівель - Робочий стіл → «Закупівлі» → у лівій панелі група «Звіти».