Оренда обладнання і абонементи: тарифи, видача за серійним номером, рахунки щомісяця

Кулери, кавомашини, принтери, термінали чи інструмент у клієнтів за щомісячну плату: тарифи з матеріалами в абонплаті і лічильником, договір з адресою встановлення, видача і повернення через склад, рахунки самі з пропорцією за неповний місяць, поставки матеріалів за графіком, борги і вільне обладнання.

Модуль «Оренда обладнання і абонементи» для бізнесу, який віддає техніку клієнтам за щомісячну плату: кулери і кавомашини, принтери і БФП, платіжні термінали, інструмент, медичне чи фітнес-обладнання. Тариф, договір, видача за серійним номером, рахунки щомісяця, поставки витратних матеріалів за графіком і борги зібрані в одному місці. Це окрема опція до UA Pro ERP, вмикається за запитом.

Що вміє

• Тарифи: абонплата на місяць, депозит, мінімальний строк, витратні матеріали «в абонплаті» (наприклад, 3 кг кави на місяць) з ціною понад норму, кількість сервісних виїздів і лічильник: скільки сторінок, порцій чи мотогодин входить у тариф і скільки коштує одиниця понад ліміт.
• Договір: клієнт, адреса встановлення, тариф або своя ціна, обладнання з серійними номерами, день рахунку і графік поставок. Угорі договору панель: абонплата, наступний рахунок, борг, скільки обладнання у клієнта, наступна поставка.
• Видача і повернення: обладнання переміщується зі складу вільного на склад «Обладнання у клієнтів» і назад одним документом, серійний номер отримує позначку клієнта, адреси і договору. Якщо встановлено модуль «Ремонти й ТО», при видачі створюється картка обладнання, а з договору можна одразу подати заявку на сервіс.
• Рахунки самі: щодня система виставляє рахунки за договорами, яким настав час, за N днів до дня рахунку. Періоди - календарні місяці, перший і останній місяць пропорційно за днями. У рахунок за місяць додається «понад тариф» за попередній: матеріали понад норму і лічильник понад ліміт. Дублів не буває: один рахунок на договір і місяць, скасований рахунок звільняє місяць.
• Поставки матеріалів: за графіком «Щотижня», «Раз на 2 тижні» або «Раз на місяць» система створює замовлення клієнта на адресу встановлення. Матеріали в межах норми йдуть за ціною 0 (знижка 100 %), норма ділиться на кількість поставок у місяці. Якщо менеджер збільшить кількість у такому рядку, різниця потрапить у наступний рахунок як «понад норму».
• Звіти: «Обладнання у клієнтів», «Оплати і борги», «Графік поставок», «Вільне обладнання», «Давно не замовляли», «Сервісні виїзди».

Як почати

1. Робочий стіл → «Оренда і абонементи» → у лівій панелі «Налаштування». Вкажіть компанію, шаблон податків (порожньо - типовий шаблон продажу компанії), послуги для рахунків: «Абонплата», «Використання понад тариф», «Депозит за обладнання». Склади: «Склад вільного обладнання» і «Обладнання у клієнтів» (система створює їх сама при встановленні, можна вказати свої). Увімкніть «Щодня виставляти рахунки за абонементами» і «Щодня створювати поставки за графіком», задайте «Створювати рахунок за N днів до дня оплати» і «Строк оплати». Для поставок оберіть документ: замовлення клієнта чернеткою або проведене, і склад відвантаження матеріалів.
2. У лівій панелі «Тарифи» створіть тарифи. Для обладнання з лічильником поставте «Облік за лічильником», одиницю, «Входить на місяць» і «Ціна одиниці понад тариф». Витратні матеріали додайте в таблицю «Матеріали»: товар, «Входить на місяць», «Ціна понад норму» (0 - понад норму не виставляється).
3. Заведіть обладнання як товари з серійними номерами і оприбуткуйте їх на склад вільного обладнання. Дайте менеджерам роль «Менеджер оренди обладнання»: вона потрібна для запуску договорів, видачі обладнання і рахунків; бухгалтер і продавець бачать договори без цієї ролі.

Життя договору

1. Створити. У лівій панелі «Договори» → «Додати». Клієнт, адреса встановлення (офіс, точка або об'єкт клієнта: рахунки і поставки йдуть на неї), тариф. Поле «Своя абонплата на місяць» перекриває ціну тарифу. «Початок», за потреби «Кінець» (порожньо - безстроково), «День рахунку (1-28)». У таблиці «Обладнання» - товар і серійний номер. Для клієнтів, перенесених з іншої системи, є поле «Нараховувати з»: місяці до цієї дати вже оплачені там.
2. Запустити. Кнопка «Запустити договір». Без адреси встановлення і тарифу договір не запуститься.
3. Видати обладнання. Меню «Обладнання» → «Видати обладнання»: оберіть рядки і дату. Система перевірить, що серійний номер належить товару, стоїть на складі вільного обладнання і не зданий в оренду за іншим договором. Для техніки з депозитом - «Рахунки» → «Рахунок на депозит».
4. Щомісяця. Рахунки створюються самі. «Рахунки» → «Виставити рахунок зараз» виставляє рахунок за поточний місяць без очікування. Якщо в налаштуваннях вимкнено «Проводити рахунки одразу», рахунки лежать чернетками до перевірки бухгалтером. Матеріали - «Поставки» → «Створити поставку» на потрібну дату, якщо не хочете чекати графіка. Показник лічильника - «Поставки» → «Показник лічильника» (показник не може бути меншим за попередній).
5. Пауза. «Статус» → «Призупинити»: рахунки і поставки не створюються, обладнання лишається у клієнта. Повернути в роботу - «Відновити».
6. Завершити. Спочатку «Обладнання» → «Повернути обладнання», потім «Статус» → «Завершити договір» з останнім днем оренди. Система виставить останній рахунок: частку місяця і «понад тариф», і попередить, якщо договір закрито раніше мінімального строку тарифу.

Усі документи договору під рукою: «Перегляд» → «Рахунки за договором» і «Поставки за договором». У налаштуваннях модуля кнопка «Рахунки і поставки зараз» запускає денну обробку вручну, повторний запуск дублів не створює, а внизу видно час і результат останнього запуску.

Часті питання

Чому сума в рахунку менша за абонплату?

Договір діяв не весь місяць: у першому і останньому місяці абонплата рахується пропорційно дням, і це видно в описі рядка рахунку («- 12 дн. з 31»). Так само пропорційно зменшується норма матеріалів у поставках за неповний місяць.

Звідки в рахунку рядок «понад норму»?

У попередньому місяці клієнт отримав матеріалів більше, ніж входить у тариф, або показник лічильника перевищив включені одиниці. Система рахує лише те, що є в поставках за договором і в показниках лічильника. Округлення цілих одиниць - на користь клієнта.

Поставка не створилась

Перевірте, що договір у статусі «Діє», у тарифі є таблиця «Матеріали», графік у договорі не «За заявкою» і в налаштуваннях увімкнено «Щодня створювати поставки за графіком». Якщо норму місяця вже вибрано, кнопка «Створити поставку» попередить: додаткову кількість оформіть звичайним замовленням клієнта.

Обладнання не видається

Найчастіше серійний номер стоїть не на складі вільного обладнання або вже закріплений за іншим договором - система покаже, де він. Також потрібні склади в налаштуваннях тієї ж компанії, що й договір, і адреса встановлення в договорі.

Чим це відрізняється від модуля «Оренда»?

«Оренда» - про приміщення: орендарі, площі, комуналка, індексація. «Оренда обладнання і абонементи» - про техніку, яка стоїть у клієнта: серійні номери, видача і повернення через склад, витратні матеріали, лічильники, сервіс. Їх можна використовувати разом.