Інтернет-магазин Horoshop: замовлення і товари в обліку
Замовлення з Horoshop самі стають замовленнями клієнта і видатковими, товари з сайту - картками. Ручний режим «Підтягнути з сайту», дзеркало замовлень, безпечний режим без запису на сайт, звірка залишків і статусів, «В обробці» одразу після підхоплення, видаткова 110 мм і А4.
Конектор Horoshop переносить замовлення і товари з інтернет-магазину в облік без ручного передруку. Напрям один - сайт → облік: система читає замовлення з сайту, створює замовлення клієнта, резервує товар і списує його при відправці. Далі замовлення живуть у воронці, ТТН створюються з документа, а видаткова друкується під чекову стрічку або А4.
Підключення
Де: Робочий стіл → «CRM» → у лівій панелі «Налаштування» → «Підключення Horoshop» → «Створити» (або через пошук Ctrl+K: «Підключення Horoshop»). Що заповнити: назву, домен сайту, логін і пароль API, компанію, склад (з нього резервуємо і списуємо), прайс-лист, групу й територію для нових покупців, групу товарів за замовчуванням, одиницю «шт». Що зробити далі: «Дії» → «Перевірити з'єднання» - система покаже останнє замовлення на сайті, статуси сайту і режим «тільки читання». Після цього поставте «Увімкнено (синхронізація за розкладом)».
Прохід іде кожні 3 хвилини, і щоразу перечитуються всі замовлення за період «Днів назад» (за замовчуванням 10), тож зміни заднім числом теж підхоплюються.
Що відбувається із замовленням
| Статус на сайті | Що робить система |
|---|---|
| Нове, В обробці, Оплачене, В очікуванні | Створює проведене замовлення клієнта - товар у резерві на складі підключення |
| Доставляється, Доставлене | Створює видаткову накладну - товар списано (партії обираються автоматично за FIFO) |
| Не доставлене, Скасований | Скасовує видаткову (товар повертається на склад), замовлення закривається. Для «Не доставлене» статус у воронці CRM не змінюється сам - менеджер отримує задачу (див. Повернення і відмова - лише вручну) |
| Статус знову став активним | Замовлення відкривається знову |
| Змінився склад замовлення до відвантаження | Рядки замовлення оновлюються |
Покупець шукається за номером телефону; якщо такого немає - створюється новий клієнт із контактом. У замовленні клієнта з'являється група кнопок «Horoshop» → «Замовлення на сайті №…», а в шапці видно номер і статус на сайті та позначку оплати.
Якщо склад замовлення змінили в системі вручну, сайт його вже не перезаписує (позначка «Склад правили в ERP: сайт не перезаписує»). Повернути оновлення з сайту - «Horoshop» → «Приймати склад із сайту». Коли видаткова вже створена, а ТТН ще немає, кнопка «Відкрити для редагування» скасовує видаткову і повертає товар у резерв, щоб поправити рядки.
Дзеркало замовлень
Кожне замовлення з сайту має свій запис у списку «Замовлення Horoshop»: статус на сайті, етап в обліку, посилання на замовлення клієнта і видаткову (група кнопок «Відкрити»), остання помилка. Список відкривається з підключення: «Дії» → «Замовлення з сайту». Якщо щось розійшлось - у замовленні «Дії» → «Перечитати з сайту» перечитує його негайно. Історія проходів - «Журнал синхронізації Horoshop» (CRM → ліва панель «Налаштування» або «Дії» → «Журнал синхронізацій» у підключенні).
Товари: автоматично і вручну
Якщо в замовленні артикул, якого немає в обліку, картка створюється з каталогу сайту: модель стає шаблоном, колір і розмір - варіантом, категорія сайту - групою товарів, ціна лягає у прайс-лист. Окремо раз на дві години синхронізується каталог: нові артикули із залишком або на вітрині стають картками.
Ручний режим, коли чекати не хочеться. Де: у списку товарів (Робочий стіл → «Склад» → ліва панель «Налаштування» → «Товар») кнопка «Підтягнути з сайту», у чернетці складського запису - «Товар з сайту». Що зробити: у діалозі «Підтягнути товар з сайту» у поле «Артикули з сайту» вписати артикули щойно створеної на сайті позиції і натиснути «Забрати з сайту»; порожнє поле означає «усі новинки сайту, яких ще немає в обліку». Що станеться: картки з'являться одразу, система покаже таблицю «Товари з сайту», а у складському записі рядки з цими товарами додадуться самі зі складом підключення - лишається вписати кількість.
Безпека: запис вимкнено
У Horoshop немає режиму «тільки читання» на боці сайту, тому обмеження стоїть у системі: жоден запис на сайт неможливий, поки в підключенні не поставлено прапорець «Дозволити ЗАПИС у Horoshop». Пароль API зберігається у захищеному полі.
Зворотний напрям: залишки і статуси
Вмикається окремо і лише після перевірки. Залишки: «Звірка залишків (сухий прогін)» показує розбіжності між сайтом і вільним залишком в обліку (наявний мінус резерв) без жодної зміни на сайті. Реальна відправка кожні 30 хвилин - прапорці «Дозволити ЗАПИС» і «Вивантажувати залишки на сайт».
Статуси: «Статуси на сайт (сухий прогін)» показує, які замовлення змінили б статус і чому: видаткова → «Доставляється», ТТН отримана → «Доставлене», закрите без відвантаження → «Не доставлене». Реальна передача - прапорець «Передавати статуси на сайт». Не вмикайте його, поки статуси на сайт ще пише інша система.
Оплата: прапорець «Відмічати оплату на сайті» позначає замовлення на сайті оплаченим, коли в системі до нього прив'язано оплату (банк, mono або вручну): для післяплати - після передоплати, для решти - після повної оплати. Теж потребує «Дозволити ЗАПИС у Horoshop».
«В обробці» одразу після підхоплення. Поруч є прапорець «В обробці» на сайті, щойно замовлення підхоплено». Він працює лише разом із «Передавати статуси на сайт». Що станеться: щойно замовлення з сайту зі статусом «Нове» створене в обліку, на сайті воно переходить у «В обробці» - так покупець і колеги бачать, що замовлення взяли в роботу, а не лежить непоміченим. Так само робив KeyCRM. Далі за звичною схемою: відвантажено → «Доставляється», отримано → «Доставлене», скасовано → «Скасований».
Друковані форми видаткової
Для видаткової накладної є два формати: «Видаткова накладна (чек 110 мм)» під стрічковий принтер і «Видаткова накладна (А4)». У формі логотип і телефон компанії, «Постачальник», «Покупець» з доставкою і оплатою з сайту, таблиця товарів, підсумки, рядки «Отримав(ла)» і «За довіреністю». Номер документа - номер замовлення на сайті. Як підписати продавця (наприклад, «Інтернет-магазин "Барвінок"»), задає поле «Постачальник у друкованих формах». Інші форми - у Українські друковані форми.
Питання
Замовлення з сайту не з'явилось
У шапці підключення видно останній успішний запуск і помилку. Далі «Дії» → «Замовлення з сайту» - знайдіть номер, відкрийте його і натисніть «Дії» → «Перечитати з сайту».
Товар створився без залишку
Так і задумано: картка з сайту - лише довідник. Залишок з'являється після надходження, як у циклі закупівель.