Налаштування email-акаунту

Підключення власної поштової скриньки для відправлення та отримання листів: SMTP/IMAP, типові помилки.

Підключіть свою поштову скриньку до системи, щоб надсилати документи й листи клієнтам прямо з карток і отримувати відповіді в історію документа.

Облікових записів може бути кілька: окремо для надсилання (SMTP) і для отримання (IMAP/POP3), або обидва в одному. Має бути хоча б один «Вихідні за замовчуванням» і, якщо хочете бачити відповіді в системі, один «Вхідні за замовчуванням». У хмарній версії UA-Pro ERP службову скриньку для системних листів уже налаштовано нами - свою підключають, щоб листи клієнтам йшли від вашої адреси.

Де знаходиться

Робочий стіл → «Електронна пошта» → у лівій панелі «Обліковий запис електронної пошти» (або через пошук Ctrl+K). Налаштовує адміністратор системи.

Як створити обліковий запис

Натисніть «Створити: Обліковий запис електронної пошти».
У полі «Електронна пошта» вкажіть адресу скриньки, за потреби «Компанія».
Поставте «Увімкнути вхідні» і/або «Увімкнути вихідні».
Оберіть «Сервіс», якщо пошта у великого провайдера: GMail, Outlook.com, Yahoo Mail, Sendgrid, SparkPost, Yandex.Mail - адреси серверів і порти підставляться самі. Для пошти на власному домені «Сервіс» залиште порожнім і оберіть домен у наступному полі (запис «Домен електронної пошти» з адресами серверів створюється один раз на домен).
У розділі «Автентифікація» залиште «Метод» - «Базовий» і введіть «Пароль».
Збережіть. Система одразу перевірить підключення; якщо логін чи сервер неправильні, з'явиться помилка.

Gmail і багато інших провайдерів не приймають звичайний пароль від скриньки. Увімкніть двофакторну автентифікацію в акаунті Google і створіть пароль застосунку - його й вводьте в поле «Пароль».

Додаткові поля розділу «Автентифікація»:

Використовувати інший Email ID і Альтернативна електронна пошта - якщо логін на сервері відрізняється від адреси. Одержувачі бачитимуть адресу з поля «Електронна пошта».
Очікування пароля - якщо створюєте скриньку для колеги і не знаєте пароля: при вході система попросить його ввести.
Використовувати кодування ASCII для пароля - для серверів, які не розуміють інші кодування.
Метод «OAuth» - вхід без пароля через «Підключений застосунок» (Microsoft 365, Google Workspace) і кнопку «Дозволити доступ до API». Зазвичай налаштовує наша підтримка.

Вкладка «Вхідний»

Вхідні за замовчуванням - відповіді на листи, надіслані з системи, потраплятимуть сюди і прив'язуватимуться до документів;
Ліміт вкладень (МБ);
Використовувати IMAP, Використовувати SSL, Використовувати STARTTLS, «Вхідний сервер», «Порт» - якщо сервіс не обрано;
Параметр синхронізації електронної пошти - усі листи чи лише непрочитані (UNSEEN); Початкова кількість синхронізації - скільки листів забрати вперше;
Папка IMAP - з яких папок забирати листи (за замовчуванням INBOX).

Зв'язування з документами

Додати до - тип документа, який створюватиметься з кожного нового листа. Наприклад, листи на support@company.ua можна перетворювати на звернення, а на sales@company.ua - на ліди.
Створювати контакти з вхідних листів.
Увімкнути автоматичне зв'язування в документах - лист прив'язується до документа, якщо його номер є в адресі отримувача.
Сповістити, якщо немає відповіді - нагадування, якщо на вхідний лист ніхто не відповів за вказану кількість хвилин.

Вкладка «Вихідний»

Вихідні за замовчуванням - з цієї скриньки йдуть сповіщення, розсилки і листи користувачів, у яких немає своєї скриньки;
Завжди використовувати цю адресу електронної пошти як адресу відправника і Завжди використовувати це ім'я як ім'я відправника;
Додавати в лист повідомлення про відписку;
Відстеження стану електронної пошти - позначає, чи відкрив одержувач лист. Якщо одержувачів кілька, лист вважається відкритим, коли його відкрив будь-хто з них;
розділ «Заголовки»: Додати заголовок Reply-To і «Адреси для відповіді» - куди йтимуть відповіді клієнтів;
розділ «Налаштування вихідної пошти (SMTP)»: Використовувати TLS або Використовувати SSL (зазвичай порт 465), «Вихідний сервер», «Порт», Вимкнути автентифікацію SMTP-сервера, «Завжди BCC-адреса»;
Додати підпис і текст підпису - додається в кінець кожного листа;
Увімкнути автовідповідь і «Повідомлення автовідповідача»;
«Нижній колонтитул» і «Логотип бренду» для листів.

На вкладці «Вхідний» є ще Додавати листи до папки «Надіслані»: деякі поштові сервери не зберігають надіслане через SMTP, і тоді копію кладе туди сама система.

Як обробляються відповіді

Коли ви надсилаєте лист з документа (наприклад, рахунок клієнту), він іде від вашої скриньки або від скриньки за замовчуванням. Відповідь клієнта система забирає з вхідної скриньки і показує в розділі «Активність» того самого документа - листування не губиться в особистій пошті.

Звичайні поштові сервіси обмежують кількість листів на добу. Для масових розсилок використовуйте SMTP-сервіс розсилок (наприклад, Sendgrid) або поштовий сервер компанії.