Планування закупівель
Заявки на матеріали, автозаявки від рівня дозамовлення, потреба з плану виробництва та порівняння цін постачальників.
Планування закупівель відповідає на два питання: що замовляти і скільки. У системі для цього є три механізми - від ручної заявки до автоматичного перезамовлення.
1. Заявка на матеріали
Внутрішній документ-потреба: цех чи менеджер фіксує «потрібно 50 кг полотна до 15 числа». Де: Робочий стіл → «Закупівлі» → у лівій панелі «Заявка на матеріали», поле «Мета» - «Закупівля», дата в полі «Потрібно до». Заявка ще не зобов'язання перед постачальником - це список потреб, який керівник бачить в одному місці, погоджує і перетворює на замовлення на закупівлю: у проведеній заявці «Створити → Замовлення на закупівлю». Кілька заявок можна об'єднати в одне замовлення: у новому замовленні на закупівлю «Заповнити з → Заявка на матеріали» і відмітити потрібні - так досягається краща ціна за обсяг.
2. Точка перезамовлення (автозаявки)
Для позицій, що витрачаються постійно, у картці товару в блоці «Авто-дозамовлення» заповніть таблицю «Рівень перезамовлення по складу»:
- «Рівень дозамовлення» - залишок, нижче якого опускатися не можна;
- «К-сть дозамовлення» - скільки замовляти за раз;
- «Тип заявки на матеріали» - «Закупівля» (або переміщення з іншого складу).
У налаштуваннях запасів має бути увімкнено «Створювати заявку на матеріали, коли запас досягає рівня перезамовлення». Тоді система щодня перевіряє прогнозований залишок і, щойно він падає нижче рівня, сама створює заявку на матеріали. Закупівельнику лишається оформити з неї замовлення. Нитки й фурнітура ніколи не закінчаться «раптово».
3. Потреба з виробничого плану
Найточніший шлях для виробництва: у плані виробництва система розкладає заплановані партії за технологічними картами (специфікаціями), порівнює потребу в сировині з залишками і рахує дефіцит. У блоці «Для сировини» натисніть «Отримати товари для закупівлі / переміщення» (позначка «Враховувати прогнозовану кількість у розрахунку (RM)» враховує вже замовлене), перевірте таблицю «Сировина» і створіть заявку: «Створити → Заявка на матеріали». Приклад: план на 500 суконь вимагає 200 кг полотна, на складі 80 - заявка створюється на 120 кг.
Скільки насправді треба замовляти
Перш ніж підтвердити заявку, погляньте на прогнозовану кількість: вона враховує не лише фізичний залишок, а й резерви під замовлення клієнтів, уже розміщені замовлення постачальникам і потреби виробництва. Це захищає від подвійного замовлення: «на папері мало, але 100 кг уже їдуть».
Вибір постачальника за ціною
Історія цін закупівлі зберігається по кожній позиції та постачальнику: Робочий стіл → «Закупівлі» → у лівій панелі група «Звіти» → «Попозиційна історія закупівель». Якщо ви збираєте пропозиції від кількох постачальників, звіт «Порівняння пропозицій постачальників» покаже їх поруч. Для регулярних позицій можна зафіксувати договірні ціни окремим прайс-листом з позначкою «Закупівлі» і вказати його в картці постачальника - ціни підставляться в замовлення автоматично.