Email-акаунт
Ви можете синхронізувати свій email-акаунт з UA-Pro ERP, щоб надсилати та отримувати листи безпосередньо з системи.
В UA-Pro ERP можна керувати кількома вхідними та вихідними Email Accounts. Має бути принаймні один акаунт за замовчуванням для надсилання та один для отримання. Якщо ви користуєтесь хмарною версією UA-Pro ERP, акаунт для вихідних листів налаштований нами.
Щоб перейти до Email Accounts, відкрийте:
Головна > Налаштування > Email Account
- Передумови
Перед створенням Email Account вам потрібен Email Domain. Однак ви можете пропустити створення Email Domain, якщо використовуєте одну з перелічених нижче служб, тоді створіть тут для налаштування
- Gmail
- Yahoo
- Sparkpost
- SendGrid
- Outlook.com
- Yandex.mail
- Як створити Email Account
- Перейдіть до списку Email Account, натисніть New.
- Введіть email-адресу з доменом. Домени потрібно створити для створення email-акаунта. Вам не потрібно створювати домен, якщо ви синхронізуєте email від певних провайдерів, перелічених тут.
- Введіть пароль email-акаунта.
- Збережіть. Якщо облікові дані правильні, email-акаунт буде синхронізовано.
Для деяких служб, таких як Gmail, вам може знадобитися увімкнути двофакторну автентифікацію (2FA) та використовувати Паролі додатків.
2.1 Додаткові опції при створенні Email Account
Use Different Email Login ID: Використовувати альтернативний email для входу та пароль для доступу до цього акаунта. Наприклад, якщо у вас є notifications@example.com і ви хочете, щоб користувачі отримували доступ до цієї пошти за допомогою альтернативного ID, вони повинні поставити цей прапорець. Одержувачі побачать notifications@example.com як відправника.
Awaiting password: Якщо ви створюєте цей акаунт від імені когось, і пароль невідомий, поставте цей прапорець. Коли інший користувач увійде в систему, йому буде запропоновано ввести пароль.
Use ASCII encoding for password: Якщо поставлено, для пароля буде використовуватися ASCII кодування.
Налаштування Email Account
3.1 Email Accounts за замовчуванням
UA-Pro ERP створить шаблони для низки email-акаунтів за замовчуванням. Не всі вони активовані. Щоб увімкнути їх, ви повинні встановити дійсні дані email-акаунта.
Існує два типи email-акаунтів: для надсилання (outgoing) та для отримання (incoming). Акаунти для надсилання використовують службу SMTP для відправки листів, а листи отримуються з вашої поштової скриньки за допомогою IMAP або POP. Більшість поштових провайдерів, таких як Gmail, Outlook або Yahoo, надають ці служби.
3.2 Вхідні Email Accounts
Щоб налаштувати вхідний Email Account, поставте прапорець Enable Incoming та встановіть налаштування POP3. Якщо ви використовуєте популярну поштову службу, вони будуть попередньо встановлені для вас.
Для вхідних листів доступні такі опції:
- Use IMAP
- Use SSL
- Attachment Limit
- Default Incoming: Якщо поставлено, всі відповіді вашій компанії (наприклад, на replies@yourcomany.com) будуть надходити на цей акаунт.
- Email Sync Option: Синхронізувати всі листи чи лише непрочитані.
- Initial Sync Count: Кількість листів для синхронізації вперше.
Автоматичне створення документів через пов'язані листи
Ця функція створює документи, коли лист надсилається на певну попередньо налаштовану адресу.
Наприклад, ви можете пов'язати support@example.com з DocType Issue. Після цього, коли лист надсилається на support@example.com, система автоматично створить Issue.
Аналогічно, якщо ви пов'яжете jobs@example.com, коли листи надсилаються на jobs@example.com, документ Job Applicant створюється автоматично.
Увімкнення опції Enable Automatic Linking in Documents пов'язуватиме листи з документами, щоб дізнатися більше, натисніть тут.
3.4 Вихідні Email Accounts
Усі листи, надіслані з системи — чи то користувачем контакту, через сповіщення чи через транзакційні листи — будуть надіслані з Вихідного Email Account.
Щоб налаштувати вихідний Email Account, поставте прапорець Enable Outgoing та встановіть налаштування SMTP сервера. Якщо ви використовуєте популярну поштову службу, вони будуть попередньо встановлені для вас.
Для вихідних листів доступні такі опції:
Use TLS
Port
Disable SMTP server authentication
Add Signature: Підпис за замовчуванням додається в кінець кожного листа.
Default Outgoing: Сповіщення та масові розсилки будуть надсилатися з цього сервера.
Always use Account's Email Address as Sender: Email-адреса цього акаунта буде вказана як відправник для вихідних листів.
Send unsubscribe message in an email: Надсилати посилання для відписки від листів, надісланих з цього акаунта.
Track Email Status Відстежувати, чи ваш лист було відкрито одержувачем. Зауважте, що якщо ви надсилаєте кільком одержувачам, навіть якщо один одержувач прочитає лист, він буде вважатися "Відкритим".
Enable Auto Reply: Якщо увімкнено, введіть повідомлення для авто-відповіді.
Append Outgoing Email to Sent Folder: Якщо використовуються власні поштові сервери, такі як Zimbra або CPanel, SMTP не додаватиме листи автоматично до папки "Надіслані". Увімкнення цієї опції гарантує, що всі листи будуть явно додані до папки "Надіслані" email-акаунта.
Use SSL for Outgoing Emails: Використовувати SSL як стандарт для вихідних листів. За замовчуванням використовується порт 465.
Як UA-Pro ERP обробляє відповіді
В UA-Pro ERP, коли ви надсилаєте лист контакту, наприклад клієнту, відправником буде користувач, який надіслав лист. У властивості Reply-To буде вказана адреса акаунта за замовчуванням для вхідних листів (наприклад, [replies@yourcompany.com](mailto:replies@yourcompany.com)). UA-Pro ERP автоматично витягне ці листи з вхідного акаунта та позначить їх у відповідній комунікації.
Примітка для самостійних впроваджувачів: Для вихідних листів вам слід налаштувати власний SMTP сервер або зареєструватися в службі SMTP релею, як-от mandrill.com або sendgrid.com, яка дозволяє надсилати більшу кількість транзакційних листів. Звичайні поштові служби, такі як Gmail, обмежать вас обмеженою кількістю листів на день.
Якщо ви зіткнулися з помилками під час налаштування email-акаунта, зверніться до цієї сторінки.
- Відео